OmniFocus歴4年の僕が最後に辿り着いたプロジェクトとコンテキストの設定

今回はOmniFocusの使い方について書いてみようと思います。僕は、2008年から、日々のやることの管理にOmniFocusを使ってきました。OmniFocusは、Getting Things Done(GTD)を実践するためのMac OSXのアプリケーションです。GTDとは、アメリカのタスク管理のコンサルタントであるDavid Allen氏が提唱した「ものごとを成し遂げる」ための一連の手法のことです。ざっくりと言えば、OmniFocusは超高機能なTODOリストです。これまで、仕事が忙しい時期や結婚式の準備など、やることが大量に発生してパニックになりそうなとき、OmniFocusが助けになってくれました。

OmniFocus (Version 1.10.2) App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥3,450
デベロッパ名: The Omni Group
リリース日: 2011/01/02
対応デバイス: 無し
現Ver.の平均評価: (4.5 / 7件の評価)
通算の平均評価: (4.5 / 47件の評価)
Game Center: 非対応
 

OmniFocusの問題点

しかし、過去のOmniFocusの使い方を振り返ると、いつもある問題に悩まされていました。それは、OmniFocusをしばらく使い続けると、登録している内容が把握しきれなくなり、管理ができなくなる、ということです。そうなると、OmniFocusに登録した内容と実際にやるべきことが一致しなくなり、そのうちにOmniFocusを使わなくなってしまいます。そうして、どうにもならなくなったタイミングで、OmniFocusに登録した内容をすべて削除して、まっさらな状態からもう一度使いはじめることになります。僕は、このサイクルを半年くらいの周期で繰り返していました。

プロジェクトとコンテキスト

ところが、ある設定をしてから、OmniFocusの運用が劇的に改善でき、前述の問題も起きなくなりました。その設定は「プロジェクト」と「コンテキスト」でした。問題は「プロジェクト」と「コンテキスト」をどう設定するかにありました。実際のところ、OmniFocusのプロジェクトとコンテキストをどう使うかは、OmniFocusユーザが常に頭を悩ませている部分だと思います。そこで、今回は、僕が辿り着いたプロジェクトとコンテキストの設定方法を紹介しようと思います。

プロジェクトの設定内容

まずは、実際の設定内容を紹介します。先にプロジェクトの設定から。


Project

  • 1. Actionable(行動を起こすべき)
    • 11. My Desired Outcome(望むべき結果)
    • 12. the Next Action(次に取るべき行動)
  • 2. It’s Not Actionable(行動を起こす必要がないもの)
    • 21. It’s Meaningless(自分にとって意味のないもの)
    • 22. It’s to Hold On, Untile a Later Time(とりあえず保留しておくもの)
    • 23. It’s Reference(資料としての価値があるもの)

コンテキストの設定内容

次にコンテキストの設定です。

Context

  • 11. Outcome(望むべき結果)
    • 111. Purpose/Principles(目的/価値観)
    • 112. Vision(構想/ビジョン)
    • 113. Goals/Objectives(目標/ゴール)
    • 114. Areas of Focus(注意を向けるべき分野)
    • 115. Projects(プロジェクト)
    • 116. Waiting on from others(他の人に任せた事項)
  • 12. Actions(行動)
    • 121. Calendar(カレンダー)
    • (121. Time-specific action(特定の日時にやる行動)/121. Day-specific action(特定の日にやる行動)/121. Day-specific information(特定の日に知っておくべき情報))
    • 122. As soon as possible, by context(できる状況のときに速やかに実行)
    • 122. Calls(電話)/122. MacBook/iMac(パソコン)/122. Office(会社)/122. Home(自宅)/122. Anywhere(どこでもできること)/122. Errands(買い物・雑用)/122. Agendas(協議事項)/122. Read/review(読む/評価)
    • 123. Waiting on from others(連絡待ち)
  • 22. Incubating(保留)
    • 221. Somday/Maybe ideas(定期的にレビューするもの)
    • 221. Calendared later starts(特定の日時に再検討したいもの)
  • 23. Reference(参考資料)
    • 231. General(一般)
    • 232. Specialized(専門)
  • 24. Support(プロジェクトの参照情報)
    • 241. Plan(プラン)
    • 242. Project/Client collateral materials(プロジェクト関連情報)

設定のポイント

設定内容を見て、ぴんと来た人もいるかもしれません。この設定は「ストレスフリーの整理術 実践編」(原書”Making It All Work”)の「整理のカテゴリー」に完全に準拠しています。

この設定がうまくいくポイントは、2つあります。1つめのポイントは、GTDの5つのステップのうち、「見極め」と「整理」を切り離すことができるところです。そして、2つめのポイントは、「望むべき結果」と「次に取るべき行動」を階層化しないところです。

「見極め」と「整理」を切り離す

GTDの5つのステップの中で、「見極め」と「整理」のステップは、一見その境目がわかりにくく、混同されがちです。以前の僕がそうでした。そこで、ここでは、OmniFocusのプロジェクトを「見極め」、コンテキストを「整理」に対応するように割り当てています。そうすることで、仕組みの上で「見極め」と「整理」のステップを切り離すことができます。 これは、実践してみてわかったことですが、「見極め」と「整理」を分けることは、GTDのステップの中で、思った以上に大きな意味を持っています。

「望むべき結果」と「次に取るべき行動」を階層化しない

登録した項目を階層化できることは、OmniFocusの大きな特長です。この機能を使って、プロジェクトとタスクを階層で管理している人も多いと思います。しかし、実際にこれをやろうとすると、例えば、”この「次に取るべき行動」は、どのプロジェクトの子供にしたら良いのか”といったことを考えなければいけなくなり、管理が複雑になってしまいます。これまで、僕がOmniFocusを管理しきれなくなっていた一番の原因がこれでした。 実は「ストレスフリーの整理術 実践編」に、この点についての言及がありました。少し長いですが、そのまま引用します。

もちろん理想的にはそうした結びつきを可視化するようなツールがあればいいが、それは管理したり使いこなすには少し複雑すぎるだろう。いずれ実用的なものが出てくるかもしれないが、それよりもよい方法がある。それは適切な頻度で定期的にすべてのリストを見直しておく、という方法だ。実のところ、定期的にリマインダーを見直している人にとってはこうしたことがそもそも問題にならない。あなたの心は情報を統合する能力に長けているからだ。リストの細部まで定期的に見直すことを習慣としている人にとっては、この手のことは頭の中で瞬間的に結びついてくれるのだ。(p.191)

OmniFocusを使うことのメリット

「タスクの階層化を使わないのなら、OmniFocusを使うメリットがないのでは」と思う人もいるかもしれません。しかし、そんなことはありません。OmniFocus(とくにMac版)のメリットは、大量の項目の追加、削除、編集をエディタを使う感覚でストレスなく処理できるところにあります。 GTDがうまく回りはじめると、思った以上に大量の項目を処理することになります。これをストレスなく処理できるアプリケーションは、今のところOmniFocusが一番だと僕は思います。

使い方 -見極め clarifying-

収集が完了したあと、まず「見極め」を行います。この「見極め」が、プロジェクトを割り当てる作業に当たります。 「見極め」を実施する際には、基本的にはプロジェクトビューをそのまま使いますが、一応専用のパースペクティブを作っています。

Perspective@Clarifying

Inboxの項目ついて、まず「何かしないといけないか」を考えます。答えが「Yes」の場合は、その「望むべき結果」と「次に取るべき行動」を考えます。そして、それぞれを項目に書き出して、「望むべき結果」に対しては「11. My Desired Outcome」、「次に取るべき行動」に対しては「12. The Next Action」を、プロジェクトに割り当てます。

答えが「No」だった場合は、それが「自分にとって意味のないもの」か「とりあえず保留しておくもの」か「資料として意味のあるもの」かを考え、それぞれに「21. It’s Meaningless」「22. It’s to Hold On, Until a Later Time」「23. It’s Reference」を割り当てます。「It’s Meaningless」に該当するものは、その場で削除するため、実際には項目が登録されることはありません。

すべての項目にプロジェクトを割り当てると「見極め」のステップは完了です。

使い方 -整理 Organizing-

次に「整理」を行います。これは、コンテキストを割り当てる作業に当たります。

ここでは、「整理」のためのパースペクティブを作っています。コンテキストビューを基本にしていますが、プロジェクトごとにグループ化することがポイントです。サイドバーで「コンテキストなし」を選択すると、まだコンテキストを設定しいない項目が、先ほど「見極め」をしたカテゴリごとに並びます。

Perspective Organizing

「11. My Desired Outcome」の項目は、ここで「見通しのための6つのレベル」に分類します。

「12. The Next Action」の項目は、「Calendar」「As soon as possible, by context」に分類します。

「Calendar」に分類した項目は、その後iCloudのカレンダーに登録して、OmniFocus上は完了にします。

「As soon as possible, by context」の下位項目は「ストレスフリーの整理術」のコンテキストをそのまま採用しています。以前はこの部分のコンテキストの設定方法に試行錯誤していましたが、全体の設定を今の形にしてからは、この内容で不足を感じることはありません。

「22. It’s Hold On, Until a Later Time」の項目は、「Somday/Maybe ideas」と「Calendared Later Starts」に分類します。「Someday/Maybe ideas」は、週次レビューで見直します。

「23. It’s Reference」の項目は、「Reference」「Support」に分類します。ただし、ここに分類する項目は、実際にはOmniFocusの外で管理することが多いため、OmniFocusに登録されているものはあまり多くありません。 すべての項目にコンテキストを設定すれば「整理」のステップは完了です。

まとめ 設定の効果

プロジェクトとコンテキストの設定を、今回紹介した内容にしてから、僕にとってのOmniFocusの位置付けは大きく変わりました。そして、OmniFocusがなくてはならないツールになりました。OmniFocusが単なるTODOリストではなく、本来の意味でのGTDのためのアプリケーションになったのだと思います。

百式管理人の田口さんが書かれているように、GTDを実践する前と後では、日々のストレスの状態が大きく変わります。OmniFocusをうまく使いこなせていないと感じている人がいれば、ぜひ試していただければと思います。

余談: GTDの5つのステップの呼び方について

GTDの5つのステップは、基本編である「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」では「収集、処理、整理、レビュー、実行」と呼ばれています。これを、「ストレスフリーの整理術 実践編」では、よりふさわしい名称として、「収集、見極め、整理、見直し、行動」と言い換えています。この2つの呼び方を較べると、僕は「実践編」の方がよりしっくり来る気がして好きです。しかし、「実践編」の呼び方も何かすっきりしないところを感じます。

そこで、David Allenの原書にあたってみました。まず、基本編の原書である「Getting Things Done」では、5つのステップを「Collect、Proccess、Organize、Review、Do」と呼んでいました。そして、実践編の原書である「Making It All Works」では、これが「Capturing、Clarifying、Organizing、Reflecting、Engaging」となります。なるほど、これだとすっきりする気がします。 そういう理由で、僕は、OmniFocusのプロジェクトとコンテキストを「Making It All Works」に基づく英語にしています。

OmniFocus App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥3,450

OmniFocus for iPhone App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥1,700

OmniFocus for iPad App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥1,700

追記 2012年8月14日

コメントにて、本文中で紹介していなかったパースペクティブ「@Perspective」「@Engage」についてご質問をいただきましたので、それぞれ簡単に紹介します。

まず、@Perspective。「選択部分」のチェックをONにして、サイドバーのカーソル位置を「11.Outcome」に合わせています。

@Perspective

次に、@Engage。内容は@Perspectiveと一緒で、サイドバーのカーソル位置を「12.Actions」に合わせています。

@Engage

  • http://www.facebook.com/keisuke.ohta Keisuke Ohta

    この記事、めっちゃ参考になります。ありがとうございます。早速、omnifocusのプロジェクトとコンテキストをsucciさんの運用方法に変えてみました。しばらくはこれで運用してみたいと思います。

    ちなみに、パースペクティブの中の「@Perspctive」と「@Engage」はどういう設定にされてるんですか?

  • http://twitter.com/succi0303 すっちぃ

    コメント、ご質問、ありがとうございます。
    参考にしていただけたようでとても嬉しいです。

    @Perspectiveと@Engageは、通常のコンテクストビューで、サイドバーのカーソル位置をそれぞれ「11.Outcome」と「12.Actions」に合わせているだけのものです。@Perspectiveは、Perspective(将来の見通し)を検討するときに、@Engageは普段の行動モードのときに参照しています。わざわざ作るほどのものでも無いのですが、iPhoneで参照するときのショートカットの意味合いと、気分的な動機づけの意味合いで作っているものです。(設定の画面を本文に追記しました!!)

  • http://www.facebook.com/keisuke.ohta Keisuke Ohta

    すっちぃさん、返信ありがとうございます!そういう意図があったんですね。自分のパースペクティブにも作ってみます。

    今後もOmnifocusについて書いてくださるとのことで早速RSS登録させて頂きました。今後の記事も本当に楽しみにしてます^^

  • crazytaxi

    質問させてください。
    この運用で試してみて一週間になります。

    かなりしっくり来ている感覚はあるのですが、現状Next Actionが溢れてしまっています。
    そしてActionの関連性がコンテキストビューだとよくわからなくなってしまうのが悩ましいです。
    これはすっちぃさんの運用を始める前からの悩みなのですが。
    そのあたりの運用をもうちょっと具体的にお聞かせください。

    例えば「プロジェクトZ」というプロジェクトがあるとして、
    1. プロジェクトZを目標通りに完遂
    2. 機能Aが完成
    3. 機能Bが完成

    という「望むべき成果」があったとします。
    機能AとBを完成するために複数アクションがあり、それらはNext Actionになると思います。
    それらは微妙に優先順位があったりするので、Next Actionに入れてコンテキストビューに
    しつつタスクを消化しようとしたときに、このタスクは何と関連付いているんだろうとか、
    他にもっと優先すべきことはないか というようなことを考えてしまいます。

    以前はひとつのプロジェクトに子アクションとして入れていて、その悩みはなかったのですが。
    とはいえプロジェクトが溢れて優先順位もよくわからなくなっていくという問題もあったり。
    人により仕事の内容も違うので、この説明ではわかりにくいかもしれませんが。。

    というわけで、すっちぃさんの見極めフェーズの具体例を教えていただけると助かります。

  • http://twitter.com/succi0303 すっちぃ

    ご質問ありがとうございます。

    まず、私の見極めフェーズの具体例ですが

    プロジェクトZ
      プロジェクトZを完遂する
        機能Aを完成する
          機能Aのタスク1を実行する
          機能Aのタスク2を実行する
          …
        機能Bを完成する
          機能Bのタスク1を実行する
          機能Bのタスク2を実行する
          …
    ※機能Aと機能Bは独立していて別個に作業を進められる想定です。

    上記のような場合、「プロジェクトZを完遂する」「機能Aを完成する」「機能Bを完成する」をプロジェクト(115.Projects-1000m(Weekly))に割り当てた後、それぞれの【次に取る行動だけ】をActionに登録するようにしています。上記の場合だと「機能Aのタスク1を実行する」「機能Bのタスク1を実行する」の2つです。
    それから、プロジェクトZ全体については、OmniFocusとは別にテキストファイルを準備して、正に上記のようなアウトラインを書きます。これはアレン本で言う「プロジェクトのプラン」にあたると思います。

    この場合、Actionのリストでタスクの関連性の管理はしない、と割り切っていると言えるかもしれません。Actionのリストは、とにかく、何も考えずにそこに書いていることをやれば良いという状態にするのが理想だと考えています。タスクの関連は、あとで(日次のレビュー又は週次のレビューで)見直すから今は考えなくていいや、という感じで。

    とは言え、実際のところ、私もタスクの関連が気になってモヤモヤしてしまうことがあります。そういう時は
     ・思い切ってそのプロジェクトに集中し、モヤモヤがなくなるまでタスクを消化してしまう。
     ・収集・見極め・整理が不十分なのだと判断してフローをやり直す。
     ・プロジェクトのプランをとりあえず気が済むまで詳細化する。
     ・いったんその件は忘れて、他の仕事をする。
    といった対処をしています。この対処もいつもうまくいくわけではないので、ほんとに難しいところですね。Actionのリストを階層化したい!と思う時がたしかにあります。

  • crazytaxi

    返信ありがとうございます。
    なるほどなるほど。やはりそこは悩ましいところですよね…

    モヤモヤ感がないこともあって、それはアクション名称が十分に詳細に、かつ関連性がわかるように書かれているときだったりします。
    実際にタスクを進めていって、これは別なタスクを終わらせないと無理だった。。とかなるとモヤモヤしてきます。
    整理にもそんなに時間かけてられないときもありますしね。

    でも以前の運用と比べるとすっちぃさんの運用でよりクリアになってます。
    今の悩みが解決したら自分もなんらかの方法で共有できればと。
    今後も参考にさせていただきます!

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  • Pingback: 【タスク管理】OmniFocus for Macが気になる、、、そんな人はこちらをどうぞ! » REmake, REtake, REnovate!()

  • xoyip

    記事の公開からだいぶ経ってしまってからで申し訳ないですが質問させてください。

    —–
    Inboxの項目ついて、まず「何かしないといけないか」を考えます。答えが「Yes」の場合は、その「望むべき結果」と「次に取るべき行動」を考えます。そして、それぞれを項目に書き出して、「望むべき結果」に対しては「11. My Desired Outcome」、「次に取るべき行動」に対しては「12. The Next Action」を、プロジェクトに割り当てます。
    —–

    このようにありますが、この処理をしてみたところすごく手間な感じがしました。僕がOmniFocusビギナーということもあるでしょうが、ここの部分をもう少し詳しく紹介していただけませんか?

    例として、僕の理解したプロセスを以下に書いてみます。

    ~~例~~
    僕のInboxには「◯◯アプリを作りたい」という項目があります。
    上記のプロセスに当てはめて、こんな感じになると考えました。
    ・望むべき結果→〇〇アプリをリリースする
    ・次に取るべき行動→アプリの概要をノートに書く

    Inboxにこの2つの項目をさらに追加した上で、11や12に割り当て、元々の「◯◯アプリを作りたい」という項目は削除します。
    ~~~~~~

    こんな感じです。
    よろしくお願いします。

  • http://twitter.com/succi0303 すっちぃ

    ご質問ありがとうございます。

    見極めの部分の詳しい手順ですが、ご期待に沿う回答にならないかもしれませんが、実は、まさに例に記載されている通りのプロセスを実施しています。INBOXに登録されている「気になること」について、「望むべき結果」と「次にとるべき行動」をそれぞれ書き出し、11と12を設定して、元になった「気になること」を削除します。ご指摘のように、少し面倒な部分だと思います。ただし、GTDにこだわろうとする場合には、これは必要なプロセスであると僕は思っています。というのは、「気になることについて判断を下す」というプロセスを意識的に実施するかどうかがGTDの本質のひとつだと思うためです。

    とは言え、どこまでGTDに準拠するかは人それぞれですし、ここは人によって好みが分かれる部分のような気がします。僕の場合についてもう少し補足すると、この運用を始めた当初は、本当にルール通りに、毎回「望むべき結果」と「次にとるべき行動」を入力し直していました。一応基本的なルールは今も変わっていません。ただ、最近は「気になること」が発生した際にその「望むべき結果」と「次にとるべき行動」を合わせて考えることが少し癖づいてきたように思います。そうすると、OmniFocusに入力する時点で、その後その項目をどのリストに割り振るか、ある程度想定が出来ているので、見極めをする時には「11を割り当てるだけ」とか「12を割り当てるだけ」といった感じで負荷が下がってきている気がしています。

    それから、運用方法についてもう一点、運用開始当初と較べると最近は「11.My Desired Outcome」として項目化する際のハードルが上がっていて、ある程度の規模がないと項目化しないようになってきています。あまり細かい内容を「11.My Desired Outcome」に登録し始めると、見極めの際に毎回2件(望むべき結果と次にとるべき行動)を打ち直さないといけなかったり、単純に項目が多くなりすぎて見直しがやり難かったりと面倒を感じたためです。この辺りのさじ加減で適正量が人によって違ったりするかもしれません。

    以上です。何かの参考になれましたら幸いです。

  • xoyip

    なるほど!具体的に回答くださってありがとうございます。
    今の運用はどうされているのかな、となんとなく思っていたのでそちらも参考になりました。
    整理整頓マニアに陥らないようがんばります

  • Pingback: 難解なOmniFocusをなんとか使いこなす秘訣は、まず基本に忠実に使ってみる事です。 | MIJINKO-LOG()

  • Pingback: GTDの原典を読み終えたばかりの僕が決めたOmniFocusのプロジェクトとコンテキスト | ぼくは勉強ができない()

  • ryota_ku

    こんにちは。大分以前の記事ですが、もしよろしければコメント読んでいただけると幸いです。

    なんとなくOmniFocusのGTDを運用しレビュー等がすんなりいかなかったときに

    この記事をみてとても参考になりました。

    1つ気になったのが、階層化しない運用についてです。

    1Actionで完了しないものは全てOutcomeにしてしまうシンプルさがとても素敵なのですが

    階層化していた時よりタスクが多くて見づらくなってしまいました。

    そこで質問なのですが

    ・表示される量の制限はしていますか?(開始日や期限をきっちり入れる、Contextだけで十分制限できるなど)

    ・すっちぃさんはどの程度のOutcomeとActionをいれていますか?

    自分はあるアプリを開発するとして、1日に2,3完了できる程度に細かく?タスクが入っています。
    1ヶ月かかるものであれば40〜60タスク程度になり、それが複数同時に走ると仕事に関することだけでかなりの量になります。

    慣れるとこれくらいの数は運用できるものなのか、そもそも登録しすぎか…

    すっちぃさんのプロフィールを拝見しましたが、IT系のお仕事をされているようですので

    「細かい部分はRedmineなどで管理するからOmniFocusはそこまで細かくならない」

    という感じなのか「全然余裕で管理できるよ!」なのか

    そのあたりを聞かせていただけないでしょうか?

    すっちぃさん方式でしばらく試して、慣れることが難しかったら

    12.The Next Actionをフォルダにして1000m級のプロジェクトはそこにいれる

    といった方法を試してみようかと思っています。

  • telecas

    素晴らしい記事をありがとうございます、参考にさせていただきます。
    一つ質問があるのですが、

    12_Actins-Run away(Daily)の「Run away」というのはどういう意味合いでつけられたのでしょうか。

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  • トモのパパ

    本当に役立っています。ありがとうございます。

     Mac版だと気にならないのですが、iPod touchi版やPad版のOmnifocusだと階層の移動ごとにタッチしなければならないので、”1.Actionable”の下の”11. My Desired Outcome”と”12. the Next Action”を上にあげて、”0. My Desired Outcome”、”1. the Next Action”、”2. It’s Not Actionable”をライブラリーの直下に配置すると操作が快適になりました。

     大したことではありませんが、ご参考になれば幸いです。

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